Gelebte Digitalisierung: Event Management System

Betriebsfeier, Sommerfest, Konferenzen, Weihnachts- und Neujahresfeier – die Liste von unternehmensbezogenen Veranstaltungen ist lang. Ob regelmäßig oder unregelmäßig veranstaltet, die Organisation eines Großevents mit teils über 1000 Gästen ist enorm aufwendig. Event Management ist ein weiteres Gebiet, welches durch gelebte Digitalisierung vereinfacht werden kann.

Jeder der schon einmal eine Feier veranstaltet hat kennt es - vom Beginn der Planung bis zum gelungenen Abend ist es ein langer, mit viel Aufwand verbundener Weg. Spätestens dann, wenn nicht nur unternehmensinterne Mitarbeiter eingeladen sind, sondern wenn eine Veranstaltung Ausmaße erreicht, in denen Vertreter aus der Öffentlichkeit und der Politik sowie viele Gäste aus den verschiedensten Bereichen und Unternehmen auf der Gästeliste stehen. In diesem Fall kann unter Zuhilfenahme analoger Vorgehensweisen schnell der Überblick verloren werden. Und wie lässt sich eine solche Veranstaltung planen, wenn man nicht weiß, wie viele Gäste erscheinen und ob sie in Begleitung erscheinen? Eine digitale Lösung schafft hier die Abhilfe und bietet das Potenzial Kosten, Zeit und Nerven zu sparen.

Gästeverwaltung für die Events der UBS GmbH

So entwickelte die Cap3 GmbH eine individuelle Lösung für die Verwaltung der Gästelisten der Eventreihen der Unternehmens-Beratung Schümann GmbH (UBS). Die UBS GmbH lädt ausgewählte Gäste jährlich zum Maritimen Sommertreff sowie zum Hamburger Hafen Empfang. Seit 2017 verwenden die Gäste der UBS GmbH und des Hamburger Klönschnacks ein von uns entwickeltes Online-System für die Anmeldung zu den verschiedensten Veranstaltungen.

Anmeldesystem

Die Web-Anwendung besteht aus einem Anmeldesystem für Gäste und aus einem Verwaltungssystem für den Veranstalter. Jeder Gast erhält zusammen mit seiner Einladung einen individuellen Code, über welchen er sich über das Anmeldeportal einloggen kann. Dort kann er allgemeine Informationen über die Veranstaltung abrufen, die Gästeliste einsehen, sich und eine Begleitung anmelden oder unter einer optional verfassten Nachricht absagen. Das Anmeldeportal lässt sich auch auf einem Smartphone oder einem Tablet bedienen, sodass Einladungen unterwegs beantwortet werden können. Es bietet somit für den Gast eine einfachere und schnellere Möglichkeit sich für ein Event anzumelden, als per E-Mail oder per Telefonanruf die Teilnahme zu bestätigen.

Verwaltungssystem

Über das private Verwaltungssystem haben die Veranstalter die Möglichkeit ihre Gästelisten zu verwalten und für anstehende Events zusammenzustellen. So behält man stets den Überblick über die Gästelisten, welche sich jederzeit bearbeiten und erweitern lassen. Durch die Synchronisierung der Gästedaten mit dem Anmeldesystem können Gäste ihre Daten anpassen – sämtliche Daten bleiben stets aktuell. Durch die zentrale Verwaltung der Stammdaten wird der Aufwand für die Erstellung der Gästelisten minimiert und der aktuelle Stand der Anmeldungen kann jederzeit abgerufen werden; auch von bereits vergangenen Events.

Individuelle Lösungen im Bereich Event Management

Allgemein verfügbare Event Management Systeme können oftmals nicht die individuellen Abläufe zur Eventplanung eines Unternehmens abbilden und so kann es dazu kommen, dass man bei einer herkömmlichen Lösung Kompromisse eingehen muss. Durch eine wie in diesem Fall maßgeschneiderte Lösung lässt sich jedoch das gesamte Potenzial einer digitalen Lösung ausschöpfen. Ein in ähnlicher Form abgewandeltes Konzept könnte den Planungsaufwand auch für Ihre nächste Feier minimieren und den Erfolg Ihrer Veranstaltung maximieren!

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